煩事丟給科技,工作、生活有條理!

【文/道格拉斯‧梅瑞爾 & 詹姆士‧馬汀Douglas C. Merrill & James A. Martin】

今日的世界步調迅速、資訊飽和,要能應付自如,你可以運用以下21項整理原則,以處理你接觸到的源源不絕資訊、整合各項必須完成的工作,讓你能夠專心面對每天會面臨的挑戰。換句話說,你需要的是能夠充分利用現有科技的整理術,而不是設計過時、只會用待辦事項便條的方法。

1. 你的思考方式

讓你個人的整理術符合你的思考方式,是很有道理的。若不這麼做,就會不小心破壞了你向前邁進的最大努力。

(1)整理你的生活,盡量避免用腦過度

你的生活中充斥著各式各樣的東西,爭相吸引你的注意力。無論你是否察覺,你的注意力總是從一件事物,游移到另一件事物,再到另一件事物。資訊會不斷迎面而來,因此千萬別想要注意到你接觸的每一樣東西。你反而應該設法整理你的生活,以盡量避免用腦過度。

(2)以最快的速度挪出腦袋裡的事物

這應該是任何整理術的重點。能夠愈快挪出短期記憶中的事物,轉存於可搜尋的資料庫,你就會感到愈有條理。智者很早之前就明白這點。

(3)千萬不要一心多用,這樣比較沒有效率

今天每個人都希望能一心多用,但人腦天生就不適合做這種事。道理很簡單,當你一心多用,就會有礙大腦將資訊置入短期記憶的能力。無論你多麼努力去找理由,一心多用都會減損你的效率。

(4)運用故事來記憶重要的事情

原來,如果你將一項資訊與故事做結合,會更有可能在之後回想起來。難忘的故事可以當作生動的鑰匙,讓你在日後打開長期記憶,憶起事實,這是因為事實本身通常枯燥乏味,而故事則帶有色彩、動作、人物、畫面和情感。大腦非常善於記住和故事相關的心智圖像。換句話說,絕佳的故事會把事實置入情節之中。

(5)尋找更新、更好的做事方法

人腦除了會做短期與長期記憶的轉換,它還不喜歡另一件事,那就是有太多選擇,無論選擇的是大事還是小事,太多選擇會讓我們無力招架,而使我們回復「原始設定」選擇,就算那些選擇是在多年前截然不同的環境中所作的。

(6)知識不是力量,分享知識才是

如果一個人具備特定知識,他可以盡全力加以應用,但若有一群聰明的人齊聚一堂,願意貢獻和分享各自的知識,那麼這群人的成就將不可限量。在現今環境中,分享知識才會讓力量快速成長,藏私是做不到的,這就是網路效應產生的結果

(7)規畫要依照真實的限制,而非自以為的限制

我們每個人都會有各自的限制,讓我們無法有條有理,邁向成功。生活要更有條理,你必須更懂得務實地看待限制。這些限制可能是:

● 生理的——來自於我們真正的先天局限;

● 心理的——承襲自我們覺得有影響力的人;

● 強制的——來自於社會規範。

(8)誠實面對自己,但不要過於主觀

我們每個人都不太善於判斷我們真正的限制,因為我們見樹不見林。換句話說,我們的限制看來是那麼真實和確切,使得我們難以從實際的角度,客觀評估自己的能力或環境。這就是為什麼尋求他人協助,客觀評估我們真正的限制,會這麼重要。

(9)明白何時該忽略限制

在你深入了解,找出你的限制所在之後,便可決定其中哪些要努力突破,哪些又要認了。比方說,無論你怎麼整理你的生活,你每天能用的時間不會超過24小時、每星期就只有7天。你的時間終究會花完,因此這對於你要達成的事情,是無法打破的限制。如果過分擔心這些限制,就無法理性思考,而讓你身處的情境每下愈況。

(10)知道目標在哪裡,以及該如何達成

目標是限制的反面,當你明確界定出所要前往的目的地,便擁有可用以整理資訊的架構。你會有一套標準,可藉以評估孰重孰輕。當你非常清楚自己想要達成的目標,便比較容易自然變得更有條理。事實上,你的目標愈明確,不僅愈容易達成目標,也愈容易評量你的進展。衡量成敗的標準,也因此變得清晰可見。

(11)達成目標的方法要保持彈性

知道你想要達成的目標之後,如果還能對於所要達到的成果保持一些彈性,會很有助益。保持彈性的好處在於,如果你的A計畫未能如預期奏效,你會願意尋找替代方法來完成你想達成的目標。

2.訣竅、技巧與策略

今天,坊間有不少絕佳的工具,可以幫助你條理井然——包括智慧手機、雲端運算等。你必須不斷找出更有效的新方法來使用這些工具,作為你整理的助力。在這方面可以應用以下7項原則:

(12)不要整理資訊,要學會搜尋資訊

(13)只記必須記住的東西

(14)一定要把大塊分成小口

(15)每週排出時間來回顧關鍵實據

(16)提醒自己,世上沒有完美的方法

(17)盡可能應用你已經熟悉的工具

(18)替數位資訊加上關鍵字,方便日後搜尋

3.根據21世紀的挑戰來整理生活

要在今天做到條理井然,最好盡量減少會讓你分心的事物。別想要在工作與生活之間達成理想的平衡,因為那是不可能的。反之,要將你的生活和工作整合在一起,這樣就能讓自己的精力和腦力完全發揮。在這方面,要記住3項關鍵原則:

(19)做註記,以便之後轉換情境

(20)將情境類似的事務合在一起

(21)把工作和生活整合在一起

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